Política de privacidad

1. Nuestro Compromiso con su Privacidad

En YAMA Consulting Services, Inc. (en adelante “YAMA“, “nosotros” o “nuestra firma“), la protección de su privacidad y la confidencialidad de su información personal constituyen pilares fundamentales de nuestra práctica profesional. Con más de 18 años de experiencia sirviendo a entidades municipales, agencias gubernamentales y organizaciones en Puerto Rico, entendemos la naturaleza sensible y crítica de la información financiera y datos administrativos que nos confían nuestros clientes.

Esta Política de Privacidad establece nuestro compromiso inquebrantable con el manejo responsable, la protección rigurosa y el uso ético de toda información personal y datos confidenciales que recopilamos y procesamos en el curso de nuestras relaciones profesionales.

2. Ámbito de Aplicación

Esta Política de Privacidad se aplica a toda información recopilada por YAMA Consulting Services, Inc. a través de:

• Servicios de YAMA CSI: Compilación de estados financieros, asesoría contable, cumplimiento normativo, administración de fondos federales, preparación de presupuestos municipales, auditorías de cumplimiento, proyectos legislativos y sistemas de monitoreo progresivo.
• Servicios de YAMA DSP: Planificación estratégica, gestión de proyectos de recuperación, administración de fondos federales (FEMA, HUD, DOT), desarrollo sostenible, cumplimiento de requisitos regulatorios, monitoreo en tiempo real y capacitación en regulaciones.
• Servicios de Bubalis Administrative Solutions: Tasación de propiedades, evaluación catastral, gestión de recaudaciones, análisis de deudas morosas, investigación de desarrollo y actualización de bases de datos tributarias.
• Nuestro sitio web y portales de clientes.
• Comunicaciones electrónicas, reuniones presenciales y correspondencia profesional.

3. Información que Recopilamos

En el ejercicio de nuestros servicios profesionales, recopilamos las siguientes categorías de información:

3.1 Información de Entidades Municipales y Gubernamentales

• Identificación institucional: Nombre de la entidad, municipio, agencia gubernamental, organización sin fines de lucro o distrito especial.
• Información de contacto: Direcciones físicas, correos electrónicos institucionales, números telefónicos de departamentos y contactos administrativos.
• Estructura organizacional: Organigrama, personal clave, funcionarios electos, directores de departamento y enlaces designados.

3.2 Información Financiera y Contable

• Registros contables: Libro mayor general, diarios contables, registros auxiliares, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nóminas y transacciones financieras.
• Estados financieros: Estados de situación, estados de actividades, estados de flujo de efectivo, conciliaciones bancarias y documentación de respaldo.
• Información presupuestaria: Presupuestos operacionales, presupuestos de capital, proyecciones fiscales, asignaciones departamentales y fuentes de financiamiento.
• Cumplimiento GASB: Información requerida para la aplicación de pronunciamientos GASB, políticas contables gubernamentales, notas a estados financieros y divulgaciones requeridas.

3.3 Información de Fondos Federales y Subvenciones

• Propuestas de financiamiento: Solicitudes de grants, propuestas competitivas, documentación de elegibilidad y justificaciones presupuestarias.
• Administración de fondos: Programas FEMA, fondos HUD, proyectos DOT, fondos de recuperación, asignaciones federales y reportes de progreso.
• Cumplimiento federal: Auditorías Single Audit, reportes trimestrales, cumplimiento OMB, certificaciones requeridas y documentación de respaldo.
• Monitoreo de proyectos: Indicadores de desempeño, avance de metas, ejecución presupuestaria y validación de transacciones.

3.4 Información de Propiedades y Contribuciones

• Datos catastrales: Parcelas, mapas de propiedad, linderos, área de terreno, estructuras y mejoras.
• Tasaciones: Valores de mercado, tasaciones especiales, análisis comparativos, inspecciones de campo y valoraciones profesionales.
• Información tributaria: Contribuciones sobre propiedad, deudas acumuladas, historial de pagos, cargos moratorios y planes de pago.
• Propietarios: Nombres, direcciones postales, identificación de contribuyentes y información de contacto para fines de recaudación y notificación.

3.5 Información de Proyectos Legislativos

• Redacción legislativa: Borradores de ordenanzas, resoluciones municipales, propuestas de política pública y enmiendas legales.
• Investigación y análisis: Estudios de impacto, comparativas con otras jurisdicciones, datos estadísticos y fundamentos legales.

3.6 Información Técnica y de Uso

• Acceso a portales: Direcciones IP, registros de sesión, fecha y hora de acceso, tipo de navegador y sistema operativo.
• Comunicaciones electrónicas: Direcciones de correo electrónico, metadatos de mensajes y registros de correspondencia profesional.

4. Uso de la Información

Utilizamos la información recopilada exclusivamente para los siguientes propósitos legítimos:

4.1 Prestación de Servicios Profesionales

• Compilar estados financieros conforme a principios GASB y GAAP.
• Proveer asesoría contable y asistencia técnica en procesos administrativos gubernamentales.
• Preparar proyectos de presupuesto y proyecciones fiscales municipales.
• Desarrollar informes de cumplimiento y certificaciones regulatorias.
• Gestionar fondos federales y programas de recuperación post-desastres.
• Realizar servicios de tasación y gestión de recaudaciones mediante Bubalis Administrative Solutions.
• Redactar proyectos legislativos y propuestas de política pública.
• Diseñar estrategias de monitoreo y planes de acción correctiva.

4.2 Cumplimiento Legal y Regulatorio

• Cumplir con la Ley 39-2012 (Ley de Notificación de Política de Privacidad de Puerto Rico).
• Satisfacer requisitos de la Ley 111-2005 (Ley de Información al Ciudadano sobre Seguridad de Bancos de Información).
• Adherir a regulaciones de la Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) aplicables a instituciones financieras y servicios de asesoría financiera.
• Cumplir con pronunciamientos GASB y estándares de contabilidad gubernamental.
• Responder a requisitos de auditoría de la Contraloría de Puerto Rico.
• Satisfacer regulaciones federales aplicables a fondos FEMA, HUD, DOT y otras agencias.
• Cumplir con regulaciones de la Junta de Supervisión Fiscal cuando sea aplicable.
• Mantener registros requeridos conforme a leyes tributarias y regulaciones municipales de Puerto Rico.

4.3 Administración Interna

• Mantener registros de clientes y administración de proyectos.
• Gestionar facturación, cobros y relaciones contractuales.
• Realizar control de calidad interno de nuestros servicios profesionales.
• Proveer servicio al cliente y comunicaciones administrativas.

4.4 Mejora de Servicios

• Desarrollar metodologías y mejores prácticas en contabilidad gubernamental.
• Capacitar a nuestro personal profesional en regulaciones actualizadas.
• Evaluar la eficiencia de nuestros procesos y sistemas.

5. Protección y Seguridad de la Información

YAMA implementa medidas de seguridad rigurosas y multinivel para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información bajo nuestro resguardo:

5.1 Controles Administrativos

• Acceso limitado: Solo personal autorizado con necesidad legítima tiene acceso a información de clientes.
• Capacitación continua: Entrenamiento regular a nuestro equipo sobre confidencialidad, seguridad de datos y mejores prácticas.
• Acuerdos de confidencialidad: Todo nuestro personal y colaboradores firman acuerdos estrictos de confidencialidad.
• Políticas internas: Procedimientos documentados para el manejo, almacenamiento y transmisión de información sensible.
• Supervisión profesional: Revisión y supervisión por CPAs licenciados y profesionales experimentados.

5.2 Controles Técnicos

• Cifrado de datos: Encriptación de información sensible en tránsito y en reposo.
• Firewalls y antivirus: Protección perimetral y monitoreo de amenazas cibernéticas.
• Respaldos seguros: Copias de seguridad encriptadas con almacenamiento redundante.
• Autenticación robusta: Contraseñas fuertes, autenticación multifactor para sistemas críticos.
• Actualización de sistemas: Parches de seguridad y actualizaciones aplicadas regularmente.
• Redes seguras: Conexiones VPN para acceso remoto y transmisión de archivos protegida.

5.3 Controles Físicos

• Instalaciones seguras: Acceso controlado a nuestras oficinas y áreas de trabajo.
• Almacenamiento físico protegido: Archivos y documentos guardados en gabinetes con llave.
• Destrucción segura: Trituración de documentos físicos y borrado certificado de medios electrónicos.
• Vigilancia: Sistemas de seguridad en nuestras instalaciones corporativas.

5.4 Controles Contractuales con Terceros

• Debida diligencia: Evaluación rigurosa de proveedores y subcontratistas.
• Acuerdos de procesamiento de datos: Contratos formales que establecen obligaciones de seguridad y confidencialidad.
• Auditorías de cumplimiento: Verificación periódica de que terceros cumplen con nuestros estándares de seguridad.

6. Divulgación y Compartir de Información

YAMA NO vende, alquila ni comercializa su información personal bajo ninguna circunstancia. Podemos compartir información en las siguientes situaciones limitadas:

6.1 Con Agencias Gubernamentales y Regulatorias

• Contraloría de Puerto Rico: Para auditorías oficiales, investigaciones y requisitos de fiscalización.
• Agencias federales: FEMA, HUD, DOT, OMB y otras agencias federales en cumplimiento de requisitos de reportes y auditorías de fondos federales.
• Junta de Supervisión Fiscal: Cuando sea requerido para reportes fiscales o cumplimiento de órdenes.
• Departamento de Hacienda de PR: Para cumplimiento tributario y validaciones fiscales.
• Oficinas municipales: Intercambio de información necesaria para gestión de proyectos y coordinación interagencial.

6.2 Con Profesionales Colaboradores

• Firmas de CPA: Auditores independientes contratados por nuestros clientes o requeridos por regulaciones.
• Profesionales de ingeniería: Ingenieros, planificadores y arquitectos en proyectos colaborativos.
• Asesores legales: Abogados y consultores jurídicos cuando sea necesario para asuntos legales o redacción legislativa.
• Expertos técnicos: Especialistas en áreas específicas (ambientales, catastrales, tecnológicos) mediante acuerdos colaborativos.

6.3 Con Proveedores de Servicios

• Proveedores de software contable: Sistemas de información financiera, plataformas de gestión y herramientas de análisis.
• Servicios de tecnología: Hosting, almacenamiento en la nube, soporte técnico y servicios de respaldo.
• Proveedores de comunicaciones: Servicios de correo electrónico, videoconferencia y portales seguros.

Todos los proveedores operan bajo acuerdos contractuales estrictos que limitan el uso de información exclusivamente a los fines autorizados.

6.4 Con Su Consentimiento Expreso

Compartiremos su información con terceros cuando usted nos proporcione autorización explícita por escrito.

6.5 Por Requisito Legal

Divulgaremos información cuando sea requerido por ley, orden judicial, citación o proceso legal válido.

7. Sus Derechos de Privacidad

Conforme a las leyes aplicables de Puerto Rico y regulaciones federales, usted tiene los siguientes derechos:

7.1 Derecho de Acceso

Solicitar acceso a la información personal que mantenemos sobre su entidad u organización.

7.2 Derecho de Rectificación

Solicitar la corrección de información inexacta o incompleta.

7.3 Derecho de Restricción de Procesamiento

Solicitar la limitación del procesamiento de su información en circunstancias específicas.

7.4 Derecho de Opt-Out

• Comunicaciones de marketing: Puede optar por no recibir nuestras comunicaciones promocionales (boletines, invitaciones a eventos, publicaciones).
• Cierto intercambio con terceros: Puede restringir el intercambio de cierta información con terceros para fines no esenciales al servicio contratado.

7.5 Derecho de Presentar Quejas

Si considera que hemos manejado inadecuadamente su información, puede presentar una queja ante:

• Departamento de Asuntos del Consumidor (DACO) de Puerto Rico
• Federal Trade Commission (FTC) (para asuntos bajo GLBA)

7.6 Ejercicio de Derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos usando la información provista en la sección “Cómo Contactarnos” de esta Política.

8. Retención de Información

YAMA retiene información durante el tiempo necesario para cumplir con los propósitos establecidos en esta Política y conforme a requisitos legales:

8.1 Registros Financieros y Contables

• Estados financieros compilados: Mínimo 6 años conforme a estándares GASB y regulaciones de Puerto Rico.
• Documentación de respaldo: Período requerido por regulaciones de auditoría de la Contraloría.
• Registros de nómina: Conforme a leyes laborales y requisitos contributivos.

8.2 Fondos Federales

• Proyectos federales: Mínimo 3 a 5 años después del cierre del proyecto conforme a regulaciones OMB y agencias federales específicas.
• Auditorías Single Audit: Período de retención establecido por requisitos federales.

8.3 Información Tributaria y Catastral

• Registros de tasación: Conforme a leyes municipales y regulaciones tributarias aplicables.
• Información de recaudación: Según lo requerido por ley local y contratos con municipios.

8.4 Disposición Segura

Al finalizar el período de retención, la información es destruida de forma segura mediante:

• Trituración certificada de documentos físicos.
• Borrado seguro de medios electrónicos mediante software especializado.
• Destrucción física de dispositivos de almacenamiento cuando corresponda.

9. Cookies y Tecnologías de Rastreo

Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para:

• Facilitar la navegación y funcionalidad del sitio.
• Recordar sus preferencias y configuraciones.
• Analizar el tráfico del sitio y patrones de uso para mejorar nuestros servicios en línea.
• Proveer acceso seguro a portales de clientes.

Usted puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede afectar la funcionalidad del sitio.

10. Enlaces a Sitios de Terceros

Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios externos. YAMA no es responsable de las prácticas de privacidad de estos sitios terceros. Le recomendamos revisar las políticas de privacidad de cualquier sitio externo que visite.

11. Privacidad de Menores

Nuestros servicios están dirigidos a entidades gubernamentales, municipios y organizaciones. No recopilamos intencionalmente información de menores de 18 años.

12. Transferencias Internacionales

YAMA opera principalmente en Puerto Rico. Cualquier transferencia de información fuera de Puerto Rico se realiza conforme a leyes aplicables y mediante salvaguardas apropiadas (como cláusulas contractuales estándar o acuerdos de procesamiento de datos).

13. Cambios a Esta Política

YAMA se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en nuestras prácticas, servicios o requisitos legales. La fecha de última actualización aparece al inicio de este documento. Los cambios materiales serán notificados mediante:

• Publicación en nuestro sitio web.
• Notificación directa a clientes activos cuando sea apropiado.

Le recomendamos revisar periódicamente esta Política para mantenerse informado sobre cómo protegemos su información.

14. Base Legal y Cumplimiento Regulatorio

Esta Política de Privacidad se fundamenta y cumple con:

• Ley 39-2012 de Puerto Rico (Ley de Notificación de Política de Privacidad)
• Ley 111-2005 de Puerto Rico (Ley de Información al Ciudadano sobre Seguridad de Bancos de Información)
• Reglamento 8568 de 2015 de Puerto Rico
• Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) – Ley federal aplicable a instituciones financieras
• Fair Credit Reporting Act (FCRA)
• Privacy Act of 1974 – Para información gubernamental
• Pronunciamientos del Governmental Accounting Standards Board (GASB)
• Regulaciones de la Contraloría de Puerto Rico
• Regulaciones federales aplicables a administración de fondos federales (OMB, FEMA, HUD, DOT)

YAMA Consulting Services, Inc. se compromete a mantener los más altos estándares de confidencialidad, integridad profesional y protección de datos en todos los servicios que proveemos a las comunidades que servimos.